「また今月もCSVの集計か…」

以前、ある会社の業務改善をお手伝いした時の話です。

毎月、各部署から売上データのCSVファイルが送られてきます。

営業部、総務部、製造部、経理部、管理部。

合計5つのCSVファイルを1つのExcelにまとめて集計する必要がありました。

一見すると単純な作業ですが、実際はそう簡単ではありません。

  • 列の順番が違う
  • 日付形式が違う
  • 不要な行が混ざっている
  • 商品名の表記が微妙に違う

そのため毎月、

CSVを開く ↓ コピーする ↓ 貼り付ける ↓ 不要な行を削除する ↓ 集計する

という作業を繰り返していました。

気が付けば毎月10時間近く使っていたのです。

「慣れているから大丈夫」が一番危険だった

作業自体は慣れていました。

だからこそ問題でした。

慣れているので改善しようと思わない。

しかし実際には、

  • コピペミス
  • 行の削除漏れ
  • 集計漏れ

が時々発生していました。

集計結果が合わず、

「どこで間違えた？」

と1時間以上探すこともありました。

Power Queryとの出会い

そんな時に知ったのがPower Queryです。

Power QueryはExcelに標準搭載されているデータ処理機能です。

簡単に言うと、

「一度作業を覚えさせたら次回から自動でやってくれる仕組み」

です。

最初は

「本当にそんな便利なの？」

と思いました。

しかし使ってみると衝撃でした。

実際にやったこと

① CSVを読み込む

Excelの

「データ」 ↓ 「データの取得」 ↓ 「CSVから」

を選択します。

するとPower Queryエディターが開きます。

② データを整形する

ここで、

  • 不要な列を削除
  • 日付形式を統一
  • 金額形式を統一
  • 不要な行を削除

という作業を行います。

ポイントは、

この作業を一度だけ行うこと。

次回以降は自動で再現されます。

③ 集計表を作る

必要なデータだけを残した状態でExcelへ出力します。

その後はピボットテーブルやグラフを作るだけです。

④ 次回からはボタン1つ

翌月。

新しいCSVファイルをフォルダへ入れます。

そして、

「すべて更新」

を押すだけ。

たったこれだけです。

以前のようにCSVを開いてコピペする必要はありません。

結果はどうなったのか？

以前

  • CSV整理：5時間
  • 集計作業：3時間
  • チェック作業：2時間

合計10時間。

Power Query導入後は、

  • CSV保存
  • 更新ボタンを押す
  • 結果確認

だけになりました。

作業時間は約1時間。

毎月9時間の削減です。

年間なら100時間以上になります。

Power Queryはもっと評価されるべき

Excelというと関数ばかり注目されます。

しかし実際の業務改善で効果が大きいのはPower Queryだったりします。

もしあなたが、

  • 毎月同じCSVを集計している
  • コピペ作業が多い
  • 手作業のミスがなくならない

そんな悩みを持っているなら、一度Power Queryを試してみてください。

ITお助けマンへご相談ください

「Power Queryって難しそう」

「自分の業務でも使えるの？」

そんな方はお気軽にご相談ください。

実際にお話を聞くと、

「それならPower Queryで自動化できますよ」

というケースは本当に多いです。

その作業、本当に毎月手作業でやる必要がありますか？