「また同じ定期業務か…」
最近、ある企業で業務改善をお手伝いしたときのことです。
毎日、社内の各部署からの報告書を集める作業がありました。
一見、簡単な作業に見えますが、実はそうではありません。
- 報告書の形式がバラバラ
- 提出期限が異なるため、進捗管理が大変
そのため、毎日、
報告書を確認する ↓ 形式を揃える ↓ 集計する
という手間がかかっていました。
気がつけば、毎日2時間以上もこの作業に費やしていたのです。
具体的な自動化例TOP3
ここで注目したいのが「Power Automate」です。
これを使えば、こうしたルーティン業務を自動化することができます。
では、具体的にどんな自動化が可能なのか、TOP3を紹介します。
1. メールの自動振り分け
「毎日のメール確認が面倒…」
まずは、メールの自動振り分けです。
特定のキーワードや送信者に基づいて、受信したメールを自動的にフォルダに振り分けることができます。
手順は簡単です。
- Power Automateを開く
- 「新しいフロー」を作成
- トリガーを「メール受信」に設定
- 条件を設定して、振り分け先のフォルダを指定
- 保存して完了
これで、毎日のメールチェックが格段に楽になります。
2. 定期報告書の自動集計
「報告書の集計、毎回手間がかかる…」
次に、定期的に送られてくる報告書を自動で集計するフローです。
例えば、毎週の売上データを集計する場合。
- Power Automateを開く
- 「新しいフロー」を作成
- トリガーを「指定した日付に実行」に設定
- 報告書の取得元を指定
- 集計処理を設定し、結果を送信する
これで、自動的に集計された報告書が作成されます。
毎週の集計作業が数時間から数分に短縮されます。
3. 定型文の自動返信
「同じ内容のメールを毎回手動で送っている…」
最後に、定型文を使った自動返信です。
よくある問い合わせに対して、あらかじめ用意した返信を自動で送信することができます。
- Power Automateを開く
- 「新しいフロー」を作成
- トリガーを「メール受信」に設定
- 条件を設定し、特定の問い合わせに対する返信文を入力
- 保存して完了
これで、単純な問い合わせに対しても瞬時に対応できるようになります。
結果はどうなったのか？
導入前は、
- メール確認：毎日1時間
- 報告書集計：毎日2時間
- 自動返信：毎日30分
合計3.5時間の手間がかかっていました。
導入後は、作業時間は約30分。
毎日3時間以上の削減です。
年間で約750時間の節約になります。
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