「また今月もCSVの集計作業が待っている…」
ある企業での実体験です。
毎月、各部署から売上データのCSVファイルが送られてきます。
一見、単純そうですが、実はそうではありません。
- 列の順番が違う
- 日付形式が異なる
そのため、毎月の作業はこうなります。
CSVを開く
↓
コピーする
↓
貼り付ける
気が付けば、毎月10時間近くもこの繰り返しです。
「慣れているから大丈夫」が一番危険だった
作業が慣れていると、どうしても安心しがちです。
その安心が、逆に危険を生むことがあります。
例えば、
- コピペミス
- 行の削除漏れ
こうしたミスが発生していました。
どんな結果になったのか？
以前の作業時間はこうでした。
- CSV整理：5時間
- 集計作業：3時間
合計で10時間。
ですが、Power Queryを活用した結果、作業時間は約1時間に短縮できました。
毎月9時間の削減です。
年間では、100時間以上の節約になります。
Power Queryでの自動化手順
では、具体的にどうやってPower Queryを使ってCSVデータの集計を自動化するのでしょうか？
フォルダ接続
CSVが入ったフォルダをPower Queryのデータソースに指定します。整形ルール設定
列名の統一、型変換、不要行の削除などを設定します。読み込み＆更新
Excelのシートにデータを読み込み、以降は更新ボタンを押すだけでOKです。
これだけの手順で、面倒な作業を一気に改善できます。
実践例: 売上CSVを月次集計する自動化
例えば、30店舗から毎月送られる売上CSVを集計する場合を考えてみましょう。
フォルダを指定します。
30ファイルが格納されたフォルダをPower Queryに設定します。結合と変換
データを結合し、不要な空白行やヘッダー重複行を削除します。データを整形します。
列名を統一し、必要な情報だけを抽出します。
このように、Power Queryを使えば、手作業での集計から解放され、効率的にデータを扱えるようになります。
ITお助けマンへご相談ください
「これ、実際に自分の業務に使えるのかな？」
「難しくないかな？」
そう思っている方も多いでしょう。
その作業、本当に毎月手作業でやる必要がありますか？
業務効率化の手助けが必要な方は、ぜひご相談ください。