「また今月も請求書の作成か…」
ある中小企業のお手伝いをした時のことです。
毎月、数十通の請求書を手作業で作成していました。
見積書も同様です。
一見、単純に思える作業ですが、実際はそう簡単ではありませんでした。
- 顧客情報を手入力
- 商品名や金額を確認
- フォーマットに合わせて調整
そのため毎月、
請求書のフォーマットを開く ↓ 顧客情報を入力 ↓ 商品や金額を確認 ↓ 印刷して送付
と、手間がかかっていました。
気が付けば、毎月15時間近く使っていたのです。
「このままで大丈夫」と思っていた
作業には慣れていました。
しかし、これが一番危険でした。
慣れているために改善しようと思わない。
でも実際には、
- 手入力ミスが発生
- 送付漏れがある
といった問題がありました。
結果はどうなったのか？
以前は、
- 請求書発行：10時間
- 見積書作成：5時間
合計15時間。
自動化を導入した後は、作業時間は約1時間。
毎月14時間の削減です。
年間で168時間、つまり約21日分の時間が浮きました。
具体的な自動化の方法
さて、自動化の具体的な方法ですが、以下の手順で進めます。
- クラウドベースの請求書作成ソフトを選ぶ
- 顧客情報や商品情報をデータベースに登録
- 自動生成のテンプレートを設定
- 請求書・見積書を自動で作成
これを実行するだけで、手間が大幅に省けます。
例えば、クラウド型の請求書作成サービスを使うと、
- 顧客情報を一度入力すれば再利用可能
- 自動で金額計算を行う
- メールでの請求書送付もワンクリック
といった便利な機能がついています。
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「本当に自動化できるのか不安」
そんな風に感じている方はお気軽にご相談ください。
その作業、手作業で続ける必要がありますか？