「また同じ作業をやっている…」

ある企業の経理担当の方が嘆いていました。

毎月、売上データの集計作業に多くの時間を費やしているとのこと。

具体的には、

  • 各部署から送られてくるデータを手動で集計
  • 不要な項目を削除
  • 合計値を計算

これを繰り返すうちに、気が付けば

毎月約8時間も使っていました。

手作業から脱却できない理由

「慣れているから大丈夫」と思っていたのです。

しかし、手作業はミスを招きやすいという現実がありました。

  • データの入力ミス
  • 行の削除忘れ

そのため、毎月の集計結果にバラつきがあったのです。

Excel関数の導入でどう変わったのか？

そこで、Excel関数を活用することを提案しました。

具体的には、以下のような手順で行いました。

  1. データの整理
    → 各部署からのデータを一つのシートに集約

  2. SUM関数を使った合計計算
    → 各売上データの合計を計算するため、=SUM(範囲)の関数を導入

  3. VLOOKUP関数でのデータ引き出し
    → 必要な情報を他のシートから自動で取得するため、=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, FALSE)を使用

  4. フィルター機能の活用
    → 不要なデータを素早く削除するためにフィルターを設定

この結果、以前は8時間かかっていた作業が、なんと

約4時間で終わるようになりました。

毎月4時間の削減です。

年間に換算すると48時間の削減になります。

Excel関数のメリット

  • 作業が迅速化
  • ヒューマンエラーの可能性が低減
  • 結果がすぐにわかる

このように、Excel関数を使うことで作業効率が大幅に向上したのです。

ITお助けマンへご相談ください

「Excel関数なんて難しそう」

「自分の業務にも本当に役立つの？」

もしそんな疑問をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。

あなたの業務の中に、本当に手作業でやる必要があるものはありますか？